Thu hoàn ứng bằng tiền mặt sau khi quyết toán tạm ứng nhân viên
Định khoản
Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Có TK 141 Tạm ứng
Mô tả nghiệp vụ
Sau khi đã chuẩn bị đủ các chứng từ, hoá đơn, nhân viên thực hiện các thủ tục quyết toán tạm ứng, khi đó bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:
Kế toán thanh toán kiểm tra và xác nhận các khoản chi tiêu theo đúng mục đích và quy định của công ty.
Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt quyết toán tạm ứng
Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ, nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền đã chi, kế toán thanh toán thực hiện lập Phiếu thu để nhập quỹ số tiền thừa từ người nhận tạm ứng.
Nhân viên ký Phiếu thu và nộp tiền. Còn thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền, đồng thời ghi sổ quỹ
Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.
Ví dụ
Ngày 10/01/2017, nhân viên Nguyễn Thị Lan nhận tiền tạm ứng đi công tác, số tiền 1.500.000đ.
Ngày 16/01/2017, sau khi đi công tác về nhân viên Nguyễn Thị Lan hoàn thành các thủ tục, chứng từ để quyết toán tạm ứng với tổng số tiền đã chi là 1.000.000đ.
Ngày 16/01/2017, kế toán thanh toán nhập quỹ số tiền thừa do nhân viên Nguyễn Thị Lan nộp lại.
Nghiệp vụ "Thu hồi tiền tạm ứng của nhân viên sau khi thực hiện quyết toán tạm ứng" được thực hiện trên phần mềm như sau:
Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Thu tiền.
Chọn lý do nộp là Thu hoàn ứng.
Khai báo thông tin chứng từ, sau đó nhấn Cất.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.
Lưu ý:
1. Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu thu hoàn ứng được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ .
2. Trước khi hạch toán nghiệp vụ thu hồi tạm ứng của nhân viên, cần thực hiện nghiệp vụ chi tạm ứng trên phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền\Chi tiền và nghiệp vụ quyết toán tạm ứng trên phân hệ Tổng hợp\tab Chứng từ nghiệp vụ khác\Quyết toán tạm ứng.
