Công ty cổ phần MISA
Help & Support Center
Search:
Contents
Display Legacy Contents

IndexBookmarkPrint 

Chức năng tạo mới dữ liệu từ năm trước giúp cho kế toán lấy được số dư các tài khoản và danh mục từ năm trước chuyển sang nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Để tạo được dữ liệu mới từ năm trước trên phần mềm MISA SME.NET 2017, kế toán cần thực hiện theo các bước sau:

Tham khảo một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc tạo mới dữ liệu từ năm trước tại đây.

I. Chuẩn bị trước khi tạo dữ liệu từ năm trước

Trước khi thực tạo dữ liệu kế toán từ năm trước, đối với dữ liệu kế toán thuộc năm cũ, kế toán cần phải thực hiện một số thao tác sau:

1. Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.

  • Vào Tiện ích\Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.
  • Tích chọn các nội dung cần kiểm tra.
  • Chọn khoảng thời gian cần kiểm tra. Nhấn Thực hiện.
  • Chương trình hiển thị báo cáo kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách.
  • Căn cứ vào báo cáo trên, thực hiện kiểm tra lại dữ liệu và điều chỉnh lại cho đúng.

2. Thực hiện bảo trì dữ liệu để đảm bảo dữ liệu tính đúng đắn của dữ liệu

  • Vào Tiện ích\Bảo trì dữ liệu.
  • Chọn thời gian bảo trì dữ liệu, sau đó nhấn Thực hiện.

Lưu ý: Đối với các dữ liệu tính giá xuất kho theo phương pháp Bình quân tức thời, Đích danh, Nhập trước - xuất trước, khi thực hiện bảo trì dữ liệu kế toán tích chọn thêm thông tin Tính lại giá xuất kho.

3. Kiểm tra và chốt lại số dư tất cả các tài khoản

  • Chọn Báo cáo\tab Danh sách báo cáo.
  • Chọn nhóm Báo cáo tài chính\Bảng cân đối tài khoản (quản trị).
  • Chọn kỳ báo cáo là năm, tích chọn Hiển thị số dư 2 bên, sau đó nhấn Đồng ý.
  • Kiểm tra và chốt lại số dư tài khoản để đảm bảo tính chính xác, riêng tài khoản doanh thu 511, 515, 711 và tài khoản chi phí 6xx, 811; tài khoản 911 đảm bảo không còn số dư cuối kỳ.

4. Khóa sổ kỳ kế toán

  • Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Khóa sổ kỳ kế toán.
  • Nhập ngày khóa sổ mới, nhấn Thực hiện.

II. Thực hiện tạo dữ liệu từ năm trước

Kế toán nên thực hiện tạo dữ liệu từ năm trước sau khi:

  • Đã chốt được số liệu của năm trước
  • Đảm bảo số liệu đã đúng đắn
  • Hoàn thành xong các báo cáo tài chính.

Khi đó việc tạo dữ liệu kế toán từ năm trước sẽ được thực hiện theo một trong các trường hợp sau:

Dữ liệu năm cũ áp dụng theo TT200 hoặc TT133

Dữ liệu năm cũ áp dụng theo QĐ48, muốn tạo dữ liệu mới theo QĐ48

Dữ liệu năm cũ áp dụng theo QĐ48, muốn tạo dữ liệu mới theo TT133
Lưu ý: Có thể tạo được dữ liệu mới từ năm trước bằng cách nhấn chọn biểu tượng Start, chọn All Programs\MISA SME.NET 2017\MISA SME.NET 2017 Tools\Company Setup New Data 2017.

III. Kiểm tra, đối chiếu số dư đầu năm nay vào cuối năm trước

Kế toán có thể thực hiện đối chiếu số dư đầu năm nay và cuối năm trước căn cứ vào hệ thống báo cáo sau:

Loại số dư

Dữ liệu năm trước

(Tính đến ngày Bắt đầu năm tài chính của dữ liệu mới - 1 ngày)

Dữ liệu năm nay

Cách đối chiếu

(Trên dữ liệu cũ xem báo cáo tính đến ngày bắt đầu hạch toán của dữ liệu mới - 1 ngày. Trên dữ liệu mới xem báo cáo kể từ ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm)

Số dư TK (các TK không theo dõi chi tiết)

Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số dư 2 bên) =>

Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số dư 2 bên)

Đối chiếu cột cuối kỳ trên dữ liệu cũ với cột Đầu kỳ trên dữ liệu mới

Số dư tài khoản ngân hàng

Bảng kê số dư ngân hàng

Bảng kê số dư ngân hàng

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Công nợ khách hàng

 

Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng

Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo nhân viên

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo nhân viên

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo công trình

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo công trình

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo đơn vị

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo đơn vị

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo hợp đồng theo đơn vị

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo hợp đồng theo đơn vị

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn

Báo cáo chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn

Đối chiếu cột Số còn phải thu trên dữ liệu cũ với Số còn phải thu trên dữ liệu mới (trên dữ liệu mới xem báo cáo tại ngày bắt đầu hạch toán - 1 ngày)

Các báo cáo Phân tích nợ phải thu quá hạn, Nợ phải thu trước hạn

Các báo cáo Phân tích nợ phải thu quá hạn, Nợ phải thu trước hạn

Đối chiếu tổng nợ của từng hạn nợ trên dữ liệu cũ với dữ liệu mới (trên dữ liệu mới xem báo cáo đến ngày bắt đầu hạch toán - 1 ngày)

Công nợ nhà cung cấp

Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp

Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo nhân viên

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo nhân viên

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo công trình

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo công trình

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo hợp đồng

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo hợp đồng

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo chi tiết công nợ phải trả theo hóa đơn

Kế Báo cáo chi tiết công nợ phải trả theo hóa đơn

Kế Đối chiếu cột Số còn phải trả trên dữ liệu cũ với Số còn phải trả trên dữ liệu mới (trên dữ liệu mới xem báo cáo tại ngày bắt đầu hạch toán - 1 ngày)

Công nợ nhân viên

Báo cáo tổng hợp công nợ nhân viên

Báo cáo tổng hợp công nợ nhân viên

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhân viên theo công trình

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhân viên theo công trình

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhân viên theo hợp đồng

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhân viên theo hợp đồng

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Tồn kho vật tư hàng hóa (tồn kho cuối kỳ trên dữ liệu năm trước so với tồn kho đầu kỳ của dữ liệu năm nay)

Phương pháp bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ

Tổng hợp tồn kho theo lô

Tổng hợp tồn kho theo lô

Đối chiếu cột Cuối kỳ trên dữ liêu cũ với cột Đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo tổng hợp tồn kho

Báo cáo tổng hợp tồn kho

Đối chiếu cột Cuối kỳ trên dữ liêu cũ với cột Đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo mã quy cách

Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo mã quy cách

Đối chiếu cột SL tồn cuối kỳ trên dữ liệu cũ với cột SL tồn đầu kỳ trên dữ liệu mới

Phương pháp nhập trước xuất trước/Đích danh

Báo cáo hàng tồn kho theo chứng từ nhập

Báo cáo hàng tồn kho theo chứng từ nhập

Đối chiếu cột SL tồn, giá trị tồn của dữ liệu cũ với Cột SL tồn, giá trị tồn trên dữ liệu mới (trên dữ liệu mới xem báo cáo tại ngày bắt đầu hạch toán - 1 ngày)

Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo mã quy cách

Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo mã quy cách

Đối chiếu cột SL tồn cuối kỳ trên dữ liệu cũ với cột SL tồn đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo tổng hợp tồn kho theo lô

Báo cáo tổng hợp tồn kho theo lô

Đối chiếu thông tin tại cột cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Cột Đầu kỳ trên dữ liệu mới

IV. Một số câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp đã nhập phát sinh của năm 2017 vào dữ liệu năm cũ, khi chốt báo cáo tài chính và số dư năm 2016 làm thế nào để tách dữ liệu năm 2017 thành dữ liệu mới?

  • Thực hiện kiểm tra và chốt số liệu theo các bước chuẩn bị nói trên
  • Thực hiện tạo dữ liệu mới từ năm trước: Khi đó phần mềm sẽ chuyển toàn bộ số dư cuối năm 2016 sang và chuyển toàn bộ chứng từ ngày 01/01/2017 sang dữ liệu mới

Lưu ý: Các doanh nghiệp nên áp dụng theo cách này, đặc biệt là các doanh nghiệp sau:

    • Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp Đích danh và năm 2017 đã xuất kho cho những chứng từ nhập từ năm 2016.
    • Các doanh nghiệp có quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp theo hóa đơn và năm 2017 có thực hiện trả tiền hoặc đối trừ chứng từ cho những hóa đơn, chứng từ công nợ năm 2016.

2. Đầu năm 2017 khi doanh nghiệp chưa chốt được số dư nhưng vẫn tạo dữ liệu từ năm trước lấy số dư tạm tính và danh mục để nhập phát sinh năm 2017 (Ví dụ: KETOAN_2017). Sau khi chốt số dư năm 2016, làm thế nào để kế toán lấy lại số dư chuẩn sang dữ liệu năm 2017 mà không phải nhập lại bằng tay?

Sau khi hoàn thành báo cáo tài chính và chốt số dư chuẩn của năm 2016 doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

  • Tạo dữ liệu mới từ năm trước từ dữ liệu năm 2016. Ví dụ: DU_LIEU_2017
  • Xuất khẩu số dư từ dữ liệu DU_LIEU_2017:
    • Trên dữ liệu kế toán DU_LIEU_2017, vào Tệp\Xuất khẩu dữ liệu.
    • Chọn thời gian cần lấy các chứng từ xuất khẩu.
    • Chọn nơi lưu tệp xuất khẩu và đặt tên cho tệp xuất khẩu.
    • Tại mục Chọn dữ liệu xuất khẩu, tích chọn Số dư đầu kỳ.
    • Nhấn Thực hiện. 
  • Thực hiện nhập khẩu lại số dư chuẩn vào dữ liệu năm 2017 đã có phát sinh (Dữ liệu KETOAN_2017)
    • Trên dữ liệu kế toán KETOAN_2017, vào Tệp\Nhập khẩu dữ liệu.
    • Chọn tệp dữ liệu cần nhập khẩu, sau đó nhấn Cất và ghi sổ.

Lưu ý:

1. Với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp Đích danh và năm 2017 đã xuất kho cho những chứng từ nhập năm 2016 sẽ phải thực hiện bảo trì lại dữ liệu sau khi nhập khẩu xong số dư đầu năm. => Khi đó chương trình sẽ cảnh báo các chứng từ xuất kho không ghi sổ được do thiếu chứng từ đối trừ, kế toán sẽ phải nhấn vào từng chứng từ xuất kho để chọn lại chứng từ nhập tương ứng.

2. Với các doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp theo hóa đơn và năm 2017 có thực hiện trả tiền hoặc đối trừ chứng từ cho những hóa đơn, chứng từ công nợ năm 2016 sẽ xem Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo hóa đơn để kiểm tra lại số liệu và tiến hàng đối trừ chứng từ lại cho khách hàng, nhà cung cấp tương ứng.



Xem thêm