Khi phát sinh nghiệp vụ mua mới TSCĐ, thông thường có các hoạt động sau:
Căn cứ vào kế hoạch mua sắm tài sản, nhu cầu sử dụng tài sản, bộ phận có nhu cầu lập yêu cầu mua sắm tài sản.
Bộ phận quản lý tài sản (tại đơn vị lớn thường thành lập thành 1 phòng riêng, đối với các đơn vị nhỏ thường là bộ phận hành chính hoặc phòng tổng hợp) kiểm tra sự phù hợp của yêu cầu mua sắm tài sản chuyển Giám đốc phê duyệt.
Giám đốc ra quyết định mua sắm tài sản chuyển bộ phận phụ trách mua sắm tài sản.
Bộ phận mua sắm tài sản chuẩn bị hồ sơ mua sắm tài sản bao gồm các công việc sau: Xem xét các báo giá (ít nhất là 3 bảng báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau), tổ chức đấu thầu (nếu cần thiết), sau khi xem xét xong sẽ chọn nhà cung cấp phù hợp.
Bộ phận mua sắm tài sản chuyển bộ hồ sơ mua sắm tài sản trên và kết quả lựa chọn nhà cung cấp chuyển Giám đốc phê duyệt.
Căn cứ vào phê duyệt của Giám đốc, Bộ phận mua sắm tài sản thực hiện mua sắm tài sản: Ký hợp đồng mua sắm tài sản, nhận tài sản, hóa đơn mua sắm tài sản, biên bản thanh lý hợp đồng và các tài liệu có liên quan khác và thông báo cho bộ phận có liên quan.
Bộ phận quản lý tài sản và bộ phận mua sắm tài sản nhận tài sản và bàn giao tài sản cho bộ phận sử dụng.
Căn cứ vào bộ hồ sơ tài sản, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận tài sản vào thẻ tài sản cố định và sổ theo dõi tài sản cố định theo các bước công việc sau:
Khai báo TSCĐ: gắn mã số cho tài sản, khai báo thông tin về tên, số lượng, chủng loại, đặc tính kỹ thuật và các thông tin khác.
Xác định và ghi nhận nguyên giá Tài sản cố định dựa trên bộ hồ sơ mua sắm Tài sản cố định.
Khai báo bộ phận sử dụng, ngày sử dụng, thời gian tính khấu hao và các thông tin về phân bổ khấu hao cho các bộ phận sử dụng.
3. Ví dụ
Ngày 10/01/2017, mua mới màn hình Samsung 40 inches sử dụng tại phòng Giám đốc:
Nguyên giá 56.000.000đ (đã thanh toán bằng chuyển khoản), thuế GTGT 10%.
Nghiệp vụ mua sắm tài sản cố định được thực hiện trên phần mềm theo các bước sau:
Bước 1: Hạch toán nghiệp vụ mua tài sản
Tùy thuộc vào phương thức thanh toán mà nghiệp vụ này sẽ được thực hiện trên phân hệ Quỹ, Ngân hàng hoặc Tổng hợp. Ví dụ: trên phân hệ Ngân hàng.
1. Vào phân hệ Ngân hàng, chọn Chi tiền (hoặc vào tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm\Chi tiền).
2. Khai báo chứng từ mua TSCĐ.
Hạch toán.
Kê khai thuế.
3. Nhấn Cất.
Bước 2: Ghi tăng TSCĐ vào sổ TSCĐ
1. Vào phân hệ Tài sản cố định, chọn Ghi tăng (hoặc vào tab Ghi tăng, nhấn Thêm).
2. Khai báo TSCĐ được mua về.
Tab Thông tin chung: khai báo các thông tin về tài sản như tên, loại, đơn vị sử dụng, nước sản xuất...
Lưu ý:
Với các tài sản cũ đã hết khấu hao nhưng vẫn được sử dụng hoặc chưa khấu hao hết nhưng bị mất... nếu đơn vị vẫn muốn theo dõi trên sổ tài sản, thì khi ghi tăng sẽ chọn trạng thái của tài sản là Cũ, đồng thời tích chọn vào thông tin Không tính khấu hao.
Có thể đính kèm các tài liệu như Biên bản giao nhận tài sản, Hồ sơ kỹ thuật,... vào thông tin TSCĐ được ghi tăng.
Tab Thông tin khấu hao:khai báo thông tin phục vụ cho việc quản lý và tính khấu hao TSCĐ như thời gian sử dụng, nguyên giá, thời gian sử dụng...
Lưu ý: Với những TSCĐ có quy định về mức tối đa khi tính khấu hao, nếu tích chọn thông tin Giới hạn giá trị tính KH theo luật thuế TNDN và nhập Giá trị tính KH theo luật, thì khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ hàng tháng, phần chênh lệch giữa Giá trị KH hàng tháng với Giá trị tính KH theo luật (chênh lệch > 0) sẽ được tính vào chi phí không hợp lý.
Tab Thiết lập phân bổ: chọn đối tượng sẽ được phân bổ chi phí khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ hàng tháng. => Chương trình mặc định đối tượng phân bổ theo thông tin Đơn vị sử dụng bên tab Thông tin chung, nhưng cho phép chọn lại thành: công trình, đối tượng tập hợp chi phí, đơn vị, đơn hàng, hợp đồng.
Tab Nguồn gốc hình thành: chọn nguồn gốc hình thành là Mua mới. Đồng thời, chọn chứng từ hạch toán chi phí mua TSCĐ đã lập ở bước 1:
Nhấn Chọn chứng từ.
Thiết lập điều kiện để tìm kiếm chứng từ, nhấn Lấy dữ liệu.
Tích chọn chứng từ, nhấn Đồng ý.
3. Nhấn Ghi tăng. Lưu ý:
Trường hợp TSCĐ được cấu thành từ nhiều bộ phận hoặc có các phụ tùng kèm theo, Kế toán có thể khai báo thông tin trên tab Bộ phận cấu thành và Dụng cụ, phụ tùng kèm theo để quản lý.
Đối với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng cả hai hệ thống sổ (tài chính và quản trị), TSCĐ được ghi tăng khi đang làm việc tại chi nhánh nào, sổ nào sẽ chỉ được lưu trên chi nhánh đó và sổ đó. Trường hợp muốn lấy thông tin TSCĐ đã khai báo từ sổ này sang sổ khác, Kế toán có thể sử dụng chức năng Lấy TSCĐ từ hệ thống quản trị (hoặc ngược lại). Đồng thời không được đặt mã tài sản trùng nhau giữa các chi nhánh và hệ thống sổ.
Lưu ý: Trường hợp mua tài sản cố định có phát sinh nhiều khoản chi phí, chẳng hạn như mua ô tô nhập khẩu, kế toán thực hiện như sau:
Lập chứng từ mua hàng có loại là Mua hàng nhập khẩu không qua kho, hình thức thanh toán là Ủy nhiệm chi.
Tab Hàng tiền: Khai báo các thông tin về giá mua của xe ô tô
Tab Thuế: Khai báo thông tin thuế như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu.
Lập chứng từ ghi nhận các khoản chi phí phát sinh khác trong quá trình mua sắm tài sản cố định. Ví dụ: Phí trước bạ.
Khi ghi tăng tài sản cố định cần lưu ý:
Nguyên giá TSCĐ = Giá mua thực tế + Các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) + Các khoản chi phí liên quan (tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng)
Tại tab Nguồn gốc hình thành, chọn các chứng từ bao gồm: chứng từ mua TSCĐ và các chứng từ
hạch toán chi phí phát sinh liên quan.
